Procedura koncyliacyjna w ramach postępowania przed UPRP w świetle projektu nowelizacji ustawy prawo własności przemysłowej (nr. UD263)

Nowelizacja prawa własności przemysłowej zbliża się wielkimi krokami. Obecnie, ustawa jest w fazie opiniowania i warto przyjrzeć się jakie zmiany są planowane. Jak wynika z uzasadnienia do projektu ustawy, dotychczasowy akt prawny był nowelizowany ponad dwadzieścia razy. Proponowana ustawa ma za zadanie przede wszystkim „ujednolicić instytucje i procedury, zaproponować nowe rozwiązanie umożliwiające ochronę praw wyłącznych, a także uprościć i skrócić postępowania, w tym czasu przeznaczanego na udzielenie ochrony.”[1]

Obecnie obowiązująca ustawa prawo własności przemysłowej (pwp) nie reguluje materii mediacji w ramach toczących się przed Urzędem Patentowym RP (UPRP) postępowań. W tego typu  przypadkach zastosowanie znajdują przepisy ogólne o postępowaniu mediacyjnym w administracji, które reguluje kodeks postępowania administracyjnego (kpa). Zgodnie z ogólnym przepisem 252 pwp do postępowań przed UPRP stosuje się przepisy kpa, w przypadku gdyby jakieś zagadnienia nie były w pwp uregulowane.

Projekt nowelizacji ustawy pwp wprowadza procedurę koncyliacyjną, warto więc porównać proponowane zmiany z dotychczasowymi regulacjami.

Procedura mediacji w administracji

Ustawowym i podstawowym celem mediacji jest „wyjaśnienie i rozważenie okoliczności faktycznych i prawnych sprawy oraz dokonanie ustaleń dotyczących jej załatwienia w granicach obowiązującego prawa, w tym przez wydanie decyzji lub zawarcie ugody”[2]. Mediacja w postępowaniu administracyjnym jest możliwa w przypadku, gdy mamy do czynienia ze sprawą, która ma odpowiedni charakter tj. najogólniej rzecz ujmując ma charakter sprawy konfliktowej.

Mediacja z założenia jest instytucją, po którą strony postępowania sięgają dobrowolnie, wybierając bezstronną osobę pomagającą rozstrzygnąć zaistniały spór. Mediator jest bowiem wybierany przez strony mediacji, którymi mogą być zarówno same strony postępowania jak i one oraz organ, przed którym postępowanie się toczy.

Procedura rozpoczęcia mediacji jest następująca: organ administracji publicznej, z urzędu lub na wniosek strony, zawiadamia strony oraz inny organ, w przypadku gdy ten organ nie zajął stanowiska, o możliwości przeprowadzenia mediacji. Kierując do stron zawiadomienie o możliwości przeprowadzenia mediacji organ administracji publicznej zwraca się do stron o wyrażenie zgody na przeprowadzenie mediacji oraz wybranie mediatora w terminie czternastu dni od dnia doręczenia zawiadomienia.

W powyższym terminie strony wyrażają lub nie wyrażają zgody na przeprowadzenie mediacji. Jeżeli taką zgodę wyrażą to organ administracji publicznej wydaje postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji.

Maksymalny termin, w przeciągu którego należy doprowadzić mediację do końca to 2 miesiące. Na taki bowiem czas organ administracji publicznej odracza postępowanie. Jest to jednak termin, który może zostać przedłużony na zgodny wniosek uczestników mediacji lub z innych, ważnych powodów jednak nie dłużej niż o miesiąc. W przypadku, gdyby w terminie 2 miesięcy nie udało się zakończyć skutecznie sprawy poprzez mediacje, organ administracji wydaje postanowienie o zakończeniu mediacji i załatwia sprawę.

Kluczową cechą mediacji, z uwagi na którą jak się wydaje pozostaje ona atrakcyjnym rozwiązaniem dla stron, jest szybkość rozwiązania sporu przy jednoczesnym zachowaniu poufności procedowania. Mediacja bowiem jest niejawna, a zgodnie z ustawą tak mediator, jak i uczestnicy mediacji a także inne osoby biorące udział w mediacji są obowiązani do zachowania w tajemnicy wszystkich faktów, o których dowiedzieli się w związku z prowadzeniem mediacji. Wyjątkiem jest sytuacja, w której  uczestnicy mediacji postanowią inaczej. Wszelkie propozycje ugodowe, ujawnione fakty lub oświadczenia złożone w toku mediacji nie mogą być wykorzystywane po jej zakończeniu, z wyjątkiem ustaleń zawartych w protokole z przebiegu mediacji.

Procedura koncyliacyjna w projekcie nowelizacji ustawy pwp

Proponowane przez ustawodawcę rozwiązanie w postaci wprowadzenia do ustawy pwp zupełnie nowej procedury koncyliacyjnej z pewnością ma na celu uporządkowanie dotychczasowych regulacji w tym zakresie. Co więcej, instytucja ta przeznaczona jest tylko dla postępowań przed UPRP, w związku z czym z założenia powinna odpowiadać potrzebom i specyfice postępowań przed nim toczonych.

Tak samo jak mediacja w postępowaniu administracyjnym, koncyliacja jest dobrowolna. Jej celem jest wyjaśnienie i rozważenie okoliczności faktycznych i prawnych sprawy oraz uzgodnienie sposobu rozwiązania sporu między stronami postępowania z udziałem koncyliatora.

Koncyliację, zgodnie z propozycją zawartą w projekcie, wszczyna się na wniosek stron postępowania złożony do UPRP. Po złożeniu takiego wniosku urząd wzywa pozostałe strony do wzięcia udziału w koncyliacji. W sprawie, w której koncyliacja nie jest dopuszczalna pozostawia się wniosek o koncyliacje bez rozpoznania.

W przypadku, gdy strony zgodzą się na wzięcie udziału w koncyliacji , UPRP zawiesza postępowanie, którego koncyliacja dotyczy. Warto również nadmienić, że w zakresie podstawowych cech, jak wskazana powyżej szybkość postępowania, poufność, a dodatkowo bezstronność koncyliatora, koncyliacja nie odbiega od mediacji. Ustawa nowelizująca przewiduje również szereg przepisów, które mają za zadanie ochronę tajemnicy koncyliacji.

Koncyliacja jednak nie kończy się ugodą, a przedstawieniem przez koncyliatora stanowiska koncyliacyjnego, które strony w przeciągu miesiąca mogą lub nie zaakceptować. Po bezskutecznym upływie tego terminu lub odrzuceniu stanowiska koncyliacyjnego, UPRP podejmuje postępowanie w tej sprawie.

Istotne zmiany

Na bazie tego krótkiego zestawienia oraz podsumowania głównych cech mediacji i koncyliacji widać, że obie instytucje w swym celu są niemalże identyczne. Znaczącą różnicą jest jednak fakt, że przy mediacji w administracji organ, przed którym toczy się postępowanie, odracza je na czas określony w ustawie.

W przypadku koncyliacji postepowanie ulega zawieszeniu do czasu zakończenia koncyliacji bez wskazania konkretnego terminu, w którym dojść ma do porozumienia. Jedyny termin, jaki zakreśla ustawodawca, to termin na przyjęcie lub odrzucenie stanowiska koncyliacyjnego. UPRP podejmuje postępowanie dopiero w przypadku przekroczenia tego terminu lub terminów wynikających z tegoż stanowiska lub w ogóle odrzucenia stanowiska koncyliacyjnego.

Jak się wydaje takie ujęcie przepisu prowadzić może do ułatwienia wydłużania postępowania, jako że ustawa nowelizująca nie przewiduje mechanizmów zabezpieczających tok postepowania z punktu widzenia ekonomiki procesowej.

Jednak na ostateczny kształt ustawy przyjdzie jeszcze poczekać, o czym będziemy informować na bieżąco.

[1] https://legislacja.rcl.gov.pl/docs//2/12359055/12874010/12874011/dokument552331.pdf

[2] Art. 96a § 3 Ustawy Kodeks Postępowania Administracyjnego z dnia 14 czerwca 1960 r. (Dz.U. Nr 30, poz. 168; tj. z dnia 16 marca 2021 r. (Dz.U. z 2021 r. poz. 735)