Walidacja, krótki poradnik cz.3 – Wymogi formalne Urzędu Patentowego RP do złożenia walidacji…

… czyli jakiego wezwania można się spodziewać?

Przeprowadzenie walidacji w Polsce wydawałoby się czynnością dość prostą. Trzeba jednak pamiętać o wielu formalnościach, których należy dopełnić, by uzyskać walidację. Większość z nich jest logiczna i oczywista. Zdarzają się jednak i takie pytania Urzędu, które dziwią nawet rzeczników.

Oczywiście podstawą do rozpoczęcia walidacji w Polsce jest uzyskanie Patentu Europejskiego i wyznaczenie Polski jako jednego z krajów, w których uprawniony chce mieć ochronę. Bez tego ani rusz 😉 Na walidowanie Patentu Europejskiego są 3 miesiące od dnia publikacji dokumentu B1, który informuje o udzieleniu patentu. Tu wszystko jasno i logicznie, jeśli przegapisz termin złożenia walidacji, to Twój patent nie jest chroniony w danym kraju.

Polski tekst

Polski Urząd, a więc i polski język. Pierwszym krokiem jest przygotowanie tłumaczenia opisu patentu na polski. W późniejszym etapie tekst ten jest publikowany, więc należy pamiętać o dokonaniu opłaty za tę czynność. Wysokość opłaty jest zależna od ilości stron. Tutaj dobrą informacją jest to, że zawsze można złożyć poprawione tłumaczenie, wiąże się to jednak z kolejną, pełną opłatą za publikację. Urząd Patentowy RP sam nie wzywa do poprawy tłumaczenia.

Pełnomocnictwo

Następnym niezbędnym elementem jest dokument pełnomocnictwa dla rzecznika prowadzącego sprawę. Proste? Niby tak, ale… tu zaczynają się schodki.

Pełnomocnictwo najlepiej złożyć razem ze złożeniem walidacji. Pomocne jest to, że w Polsce można złożyć pełnomocnictwo również po dacie złożenia walidacji. Z odpowiednim oświadczeniem uprawnionego o akceptacji czynności dokonanych dotychczas przez pełnomocnika.

Oczywiście dokument pełnomocnictwa musi być podpisany przez osobę uprawnioną(wyraźne imię i nazwisko + podpis). Przy podpisie musi znajdować się również stanowisko podpisującego, np.: CEO, prezes, osoba mająca w opisie stanowiska wskazanie na własność intelektualną, itp. Jeżeli pełnomocnictwo będzie podpisane przez „osobę uprawnioną”, Managera itp., to naszemu Urzędowi Patentowemu to nie wystarczy i otrzymamy wezwanie do przedstawienia dokumentów potwierdzających umocowanie. W takim przypadku możemy już wcześniej upewnić się, pytając klienta, czy osoba podpisująca pełnomocnictwo mogła to zrobić w imieniu uprawnionego z patentu. Posiadając takie potwierdzenie od klienta, składając walidację, możemy złożyć jednocześnie oświadczenie o umocowaniu, co może zostać uznane przez Urząd za wystarczające wyjaśnienie. Jeżeli tego nie zrobimy, wtedy Urząd wezwie nas do uzupełnienia braku formalnego w ciągu dwóch miesięcy(w ciągu jednego, jeżeli uprawniony jest z Polski). Termin ten można przedłużyć raz, o dwa miesiące. Jeżeli pełnomocnictwo nie zostanie złożone, będzie to równoznaczne z niezłożeniem walidacji.

Na tym nie koniec możliwych uwag Urzędu dotyczących pełnomocnictwa. Pamiętać należy oczywiście o dacie podpisania dokumentu, ale również o miejscu podpisania dokumentu. Jeżeli zabraknie którejkolwiek z tych danych na pełnomocnictwie, to zostaniemy wezwani do ich uzupełnienia. Nawet jeśli brakować będzie jedynie miejsca podpisu, nazwy miasta.

Kolejnym wezwaniem, jakiego możemy się spodziewać od Urzędu Patentowego, jest zapytanie co do wielkości liter w nazwie uprawnionego nie będącego osobą prywatną. Jest to pytanie, którego zagraniczni klienci się nie spodziewają i nie zawsze jest ono dla nich zrozumiałe. Chodzi tu o to, czy nazwa powinna być pisana WIELKIMI literami w całości, czy jedynie Pierwsza litera nazwy powinna być wielka, czy całość nazwy powinna być pisana małymi literami itd. Różnica ta może pojawić się pomiędzy pisownią w publikacji B1 a pisownią na pełnomocnictwie, którą klient wpisał. Jeżeli mamy taką możliwość, to warto sprawdzić to wcześniej i złożyć oświadczenie we wniosku walidacyjnym o poprawnej pisowni. Zdarza się czasami, że klient sam nie wie jaka jest poprawna pisownia nazwy lub że wykorzystywane jest kilka rodzajów pisowni. W Polsce taką informację można sprawdzić w KRS, niestety nie wszystkie kraje posiadają rejestry spółek handlowych i rejestr przedsiębiorstw.

Pieczęć osoby podpisującej pełnomocnictwo też należy uważnie przestudiować! Zdarzyło się, że w pieczęci osoby podpisującej dokument był inny adres, niż adres uprawnionego. Taka rozbieżność poskutkowała wezwaniem do wyjaśnienia różnicy w adresach.

Tłumaczenie na nośniku elektronicznym (CD)

Wraz ze złożeniem wniosku o walidację patentu należy również pamiętać o złożeniu: tłumaczenia na nośniku elektronicznym (płycie CD). Pomaga to Urzędowi Patentowemu przy publikacji walidacji. Jeżeli składamy walidację za pomocą systemu komunikacji elektronicznej stosowanego przez Urząd Patentowy RP, ten problem znika.

Opłaty

Opłatę za publikację tłumaczenia wpłaca się na konto Urzędu, więc jest ona dla niego widoczna. Natomiast należy pamiętać, by do wniosku walidacyjnego załączyć kopię potwierdzenia przelewu opłaty skarbowej od pełnomocnictwa. Urząd Patentowy nie ma możliwości sprawdzenia czy konieczna opłata została wprowadzona, ponieważ nie wpływa ona na konto Urzędu. Jest to opłata skarbowa wnoszona do Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy Centrum Podatnika

Jeżeli któraś z opłat nie zostanie wniesiona, to będziemy wezwani do dokonania tej czynności. Tak samo, jeśli kopia potwierdzająca sam przelew opłaty skarbowej nie zostanie dołączona do wniosku, to będziemy wezwani do przedstawienia dowodu wpłaty.

Dylemat pojawia się w momencie substytucji pełnomocnictwa. W tym przypadku należy złożyć pełnomocnictwo, które zostało udzielone przez uprawnionego jednemu rzecznikowi i jednocześnie musimy złożyć pełnomocnictwo substytucyjne dla drugiego rzecznika, który faktycznie zajmuje się sprawą. Urząd Patentowy nie ma jednolitego stanowiska. Jeżeli wniesiemy jedną opłatę, może się zdarzyć, że zostaniemy wezwani do wniesienia jeszcze jednej, ponieważ Urząd uzna, że są tu dwa stosunki pełnomocnictwa. Ale bywają też przypadki, gdzie specjalista z Urzędu uzna, że dwie opłaty nie są potrzebne, ponieważ wystarczy wprowadzić opłatę za pełnomocnictwo substytucyjne.

Zmiana adresu uprawnionego

Zdarzają się również sytuacje, w których uprawniony z patentu zmienił adres siedziby po wydaniu dokumentu publikacji patentu europejskiego, a przed dokonaniem walidacji. W takim przypadku niezbędny jest dokument potwierdzający tę zmianę. Musi on zawierać poprzedni i aktualny adres. Tym dokumentem może być wykaz z KRS. Jednak, jak już wspomniano, nie we wszystkich krajach jest taka możliwość. Urząd przyjmie również oświadczenie o zmianie adresu podpisane przez osobę uprawnioną, które musi być koniecznie poświadczone notarialnie. Dokumenty te oczywiście należy przetłumaczyć na polski. Jeżeli zabraknie któregoś z tych elementów, zostaniemy wezwani do jego uzupełnienia. Każda zmiana w rejestrze związana jest z wprowadzeniem odpowiedniej opłaty.

Zmiana uprawnionego

Ze zmianą jednego uprawnionego na innego jest podobnie jak ze zmianą adresu uprawnionego. Tutaj niezbędny jest dokument przeniesienia praw do patentu (umowa cesji praw). Żeby dokonać zmiany w rejestrze, potrzebna jest kopia tego dokumentu, oczywiście koniecznie poświadczona notarialnie za zgodność z oryginałem. Tutaj trzeba być przygotowanym na otrzymanie kolejnego wezwania o przedstawienie dokumentów potwierdzających, że osoby, które podpisały cesję, były upoważnione do dokonania takiej czynności. W przypadku gdy dokumenty są podpisane przez prezesów, takie wezwanie jest mało prawdopodobne, ale może się zdarzyć.

Przygotowując złożenie walidacji i pamiętając o wszystkich wyżej wymienionych wymogach można uniknąć dodatkowych wezwań Urzędu Patentowego RP. Niczego jednak nie można zagwarantować, ponieważ Urząd Patentowy RP ma prawo, w każdej chwili i na każdym etapie postępowania, wezwać uprawnionego do przedstawienia dodatkowych dokumentów, które uzna za niezbędne. Niektóre wezwania można przewidzieć i są oczywistym następstwem tego czy złożyliśmy pełną dokumentację. Innych zaś nikt nie przewidzi i zaskakują wszystkich. Tych na szczęście jest niewiele 😉